Referencial teorico de NF-e gerado a partir da Monografia de Micheline Mendes.
1. RECURSOS TECNOLÓGICOS
Na atualidade a tecnologia da informação está cada vez mais presente e vem ocupando um espaço de destaque na vida das pessoas e das organizações. Processos complexos tornam-se mais simples de serem executados, em virtude da informatização dos processos, visando atingir a eficiencia e organização, com melhor ganho de tempo.
A Administração Pública não foge à regra e também procura aperfeiçoar seus processos gerenciais e de controle. As invenções oriundas do desenvolvimento tecnológico trouxe significativas mudanças na legislação tributária brasileira, como também nos procedimentos contábeis. As melhorias na forma de fazer a contabilidade nas empresas, através do uso da tecnologia da computação, veio melhorar as empresas e os profissionais da referida área (OLIVEIRA, 2000).
Foi nesse contexto que nasceu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a viabilização de seus componente fundamentais chamado de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
1.1. DEFINIÇÕES E APLICAÇÕES
Sabe-se que a Tecnologia da Informação é um conjunto de recursos não humanos voltados ao armazenamento, processamento e comunicação de informações. De acordo com Laudon e Laudon (2007, p.9):
Por tecnologia da informação (TI), entenda-se todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais. Isso inclui não apenas computadores, disk, drives, assistentes digitais pessoais – e até mesmo ipods, se usados para fins organizacionais, mas também softwares, como os sistemas operacionais Windows ou Linux, o pacote Microsoft Office e as centenas de programas computacionais que normalmente podem ser encontrados em uma grande empresa (LAUDON; LAUDON, 2007, p. 9).
Laudon (2010) complementam que a tecnologia da informação está baseada em componentes, tais como: hardware, software, sistemas de telecomunicações e gestão de dados e informações. Estes recursos com auxílio do ser humano, também chamado de peopleware, interagem entre si. Embora o homem não faça parte da tecnologia da informação, sem sua interação esta tecnologia não teria nenhum sentido.
Prates e Ospina (2004, p.13) afirmam que as atividades que mais sofrem alterações nas organizações são as que possuem mais informações quais sejam:
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Produção: a física (crescentemente atingida pela robótica e instrumentação de controle), a produção de informação (influenciada pelos computadores em tarefas burocráticas, como contas a receber, contas a pagar, faturamento) e a produção de conhecimento (CAD, CAM, análise de crédito e risco, produção de software);
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Trabalhos de coordenação: a telecomunicação é o instrumento fundamental da mudança. Afeta a distância física, a natureza do tempo sobre o trabalho, armazena informações e mantém a memória organizacional como banco de conhecimento;
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Gestão: afeta a direção, ao permitir monitorar o ambiente e tomar as decisões para adaptar a organização ao ambiente; afeta o controle, ao medir o desempenho e compará-lo com os planos, para manter-se no rumo desejado.
A natureza dessas tarefas é alterada significativamente, já que deixam de ser feitas de maneira manual passando a ser feitas eletronicamente e instantaneamente. Na estrutura organização da Administração Pública também ocorre essas mudanças, passando a ter um maior controle fiscal sobre as arrecadações de seus diversos impostos e taxas.
1.2. RECURSOS TECNOLÓGICOS
A tecnologia da informação e de comunicação abriu uma nova perspectiva à Sociedade do futuro. Uma vez que, as informações circulam instantaneamente, podendo ser recebidas, tratadas, transformadas em conhecimento para as pessoas com acréscimo de sabedoria, compreensão de grande valor para o mercado e a Sociedade em geral.
Segundo Moresi (2000, p. 23) um sistema de informação é uma combinação de processos relacionados ao ciclo informacional, de pessoas e de uma plataforma de tecnologia da informação, organizados para o alcance dos objetivos de uma organização.
Guimarães e Évora (2004) entendem que o sistema de informação é todo conjunto de dados e informações que são organizados de forma integrada, com o objetivo de atender à demanda e antecipar as necessidades dos usuários. Portanto, sistemas de informação para apoio à decisão são sistemas que coletam, organizam, distribuem e disponibilizam a informação utilizada nesse processo.
Figura 1 – Recursos Tecnológicos
Fonte: www.uniblog.com.br
De acordo com Kenski (2007, p.25): “Ao conjunto de conhecimentos e princípios científicos que se aplicam ao planejamento, à construção, e à utilização de um equipamento em um determinado tipo de atividade, chamamos tecnologia”. Um recurso tecnológico é, portanto, um meio que se vale da tecnologia para cumprir com o seu propósito. Os recursos tecnológicos podem ser tangíveis (como um computador, uma impressora ou outra máquina) ou intangíveis (um sistema, uma aplicação virtual).
As novas tecnologias da informação chegaram nas mãos do Estado como forma de oprimir os entes privados, segundo o pensamento de CASTELLS:
O que o poder da tecnologia faz é potencializar, de forma extraordinária, as tendências já enraizadas na estrutura e instituições sociais: sociedades opressoras podem aumentar seu poder de repressão por meio de novos mecanismos de vigilância, ao passo que sociedades democráticas participativas podem ampliar ainda mais o grau de abertura e participação distribuindo mais poder político pelos recursos tecnológicos (CASTELLS, 2004, p. 134).
Esses efeitos podem ser vistos na aplicação de regras de arrecadação nos negócios praticados por meio eletrônico, em especial pela Internet, como o e-commerce. De acordo com Gonçalves (2007), embora não exista uma legislação específica para esse tipo de comércio, no Brasil, aos fornecedores em geral, são aplicadas as disposições do Código de Defesa do Consumidor.
Como o Estado visa garantir a sua arrecadação nos meios on-line, Rover (2006, p. 4) afirma que “a tributação dos produtos e serviços é absolutamente idêntica àquela aplicável às vendas tradicionais.” Não negando, contudo, a possibilidade de “haver uma política de incentivo por parte do governo, diminuindo os custos dos que correm o risco de fazer parte do início da revolução do comércio” (ROVER, 2006, p.5).
Nesse trabalho faz-se uma pequena explanação sobre alguns dessas tecnologias utilizadas no SPED.
Na sequência serão explanados alguns dos recursos tecnológcos que são utlizados nos processos de aplicação do Sistema Público de Escrituração Digital e Nota Fiscal Eletrônica.
1.2.1. Internet
A rede mundial de computadores, Internet, é a maior invenção da história da humanidade para a difusão e democratização do conhecimeno em quase todo o Mundo. A tecnologia que envolve a Internet, já existe há algum tempo, mas, nos últimos anos expandiu-se com uma radipez que modificou e influenciou a vida de toda a Sociedade. Essa radipez se deve ao fato de surgirem a cada dia novas formas de acesso, cada vez mais rápidos, como por exemplo a banda larga, a rede sem fio, chamada de wireless, a 3G e mais recentemente a 4G que são redes móveis, de terceira e quarta geração respectivamente.
Nesse sentido, apresenta-se um breve historico da evolução da Internet, que de acordo com Kleina (2011) o dicionário Houaiss, conceitua Internet como “rede de computadores dispersos por todo o Planeta que trocam dados e mensagens utilizando um protocolo comum”. A Internet nasceu em 1969, nos Estados Unidos. Interligava originalmente laboratórios de pesquisa e se chamava ARPAnet (ARPA: Advanced Research Projects Agency). Era uma rede do Departamento de Defesa norte-americano. Era o auge da Guerra Fria, e os cientistas queriam uma rede que continuasse de pé em caso de um bombardeio.
Surgiu então o conceito central da Internet: é uma rede em que todos os pontos se equivalem e não há um comando central. Assim, se B deixa de funcionar, A e C continuam a poder se comunicar. O nome Internet propriamente dito surgiu bem mais tarde, quando a tecnologia da ARPAnet passou a ser usada para conectar universidades e laboratórios, primeiro nos EUA e depois em outros países. Por isso que não há um único lugar que "governa" a Internet. Hoje ela é um conjunto de mais de 40 mil redes no mundo inteiro. O que essas redes têm em comum é o protocolo TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), que permite que elas se comuniquem umas com as outras. Esse protocolo é a língua comum dos computadores que integram a Internet. Então, a Internet pode ser definida como: ‘ uma rede de redes baseadas no protocolo TCP/IP, uma comunidade de pessoas que usam e desenvolvem essas redes; uma coleção de recursos que podem ser alcançados através destas redes (ALMEIDA, 2000).
Durante cerca de duas décadas a Internet ficou restrita ao ambiente acadêmico e científico. Em 87, pela primeira vez, foi liberado seu uso comercial nos EUA. Mas foi em 92 que a rede virou moda. Começaram a aparecer nos EUA várias empresas provedoras de acesso à Internet. Centenas de milhares de pessoas começaram a pôr informações na Internet, que se tornou uma mania mundial. No Brasil foi liberada a exploração comercial da Internet em 95 (KLEINA, 2011).
Segundo Azevedo (1998) a Internet tanto ao nível cientifico, como de divulgação ou recriação é, sem dúvida, o espaço planetário mais importante pelo volume de informações disponíveis e pela facilidade de acesso.
Segundo Almeida (2000), o primeiro browser Web, foi o Mosaic, que possibilitou o acesso à informação disponível na Internet a todos, até mesmo aos com pouca cultura em Informática. Essa possibilidade se deu pelo fato do Mosaic integrar imagens aos documentos e pela implementação do formato hipertexto, onde se tem informações ligadas, ou seja, o documento deixa de ser linear, abrindo-se lateralmente, permitindo uma leitura por associações, tornando-se um documento em fronteiras.
No entanto, ressalta Almeida (2000) o browser Web é apenas um componente de um sistema de informações mais amplo organizado segundo o protocolo chamada HTTP ou Hyper Text Transport Protocol, criado no ano de 1990 por Tim Berners Lee, que trabalhava na época no CERN, na Suíça. Até então, outro Sistema de Informação, o Gopteer, era o mais conhecido da Internet. E foi sendo substituido gradativamente pelo sistema Web, tendo como razões principais, para sua popularização, a facilidade de integração entre diversos servidores de informações propiciada pelo HTTP, associada à facilidade de uso do programa Mosaic e de integração de imagens aos documentos.
Foi a partir de então que a Internet passou a ser equivalente a uma biblioteca, imensa, sem fichas catalográficas, surgindo a necessidade de um mecanismo de busca que coletem o conhencimento armazenado na Web, organizado de maneira facilmente consultado. O primeiro mecanismo de busca foi o Yahoo!, que apareceu em 1994. Em 1995, outro sitio surgiu, patrocinado pela empresa Digital, o Altavista. No mesmo ano surgiu, também, o Infoseek. Em 1996 foram criados os sitios Hotbot e LookSmart (ALMEIDA, 2000).
Em resumo a Web service permite que os computadores em diferentes plataformas façam intercâmbio de dados. É utilizado na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes.
1.2.2. Arquivos XML (Extensible Markup Language)
Para transmissão de mensagem durante a requisição dos serviços disponibilizados no Sistema da NF-e, utiliza-se o modelo XML, que de acordo com o Manual de Integração do Contribuinte (2009, p.17), é:
Um esquema XML define o conteúdo de uma mensagem XML, descrevendo os seus atributos, elementos e a sua organização, além de estabelecer regras de preenchimento de conteúdo e de obrigatoriedade de cada elemento ou grupo de informação.
Essas mensagens seguem um padrão pré-definido pela Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais, que para garantir a integridade das informações, adotou a estrutura de arquivo XSD. Para emissão da NF-e as mensagens são enviadas ao Serviço de Geração de NFS-e.
Segundo o Manual de Integração do Contribuinte (2009) em todos os documentos XML é adotado o W3C para XML 1.0, com codificação dos caracteres em UTF-8, tendo a seguinte declaração:
<?xmlversion= “1.0”encoding= “UTF-8”?>
Sendo que para cada arquivo XML somente poderá ter uma única declaração desse tipo.
Ainda de acordo com o Manual de Integração do Contribunte (2009), a mensagem de envio para o serviço Geração de NFS-e, possui em sua estrutura, dados da emissão da nota fiscal, como por exemplo, data e hora da emissão, discriminação do serviço prestado, valor, dados do prestador e do tomador de serviço.
2. SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED) E NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-e)
No intuito de melhorar a relação entre o fisco e o contribuinte, o Estado tem se adaptado às novas Tecnologias da Informação disponíveis. Com o surgimento da Internet os sistemas Web também vieram para facilitar o trabalho gerencial e até mesmo operacional das empresas e além delas, já que no mundo atual a interligação com todos os setores se faz necessária. Os sistemas integrados possuem essa capacidade de “trocar dados” entre os demais sistemas de uma empresa. Nela existe o módulo de gestão fiscal, módulo de gestão contábil, módulo de gestão de recursos humanos, etc.
Nesse sentido, é que surge o projeto intitulado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), de iniciativa do Governo Federal, objetivando integrar os dados e informações das administrações tributárias nos âmbitos Federal, Estadual e Municipal.
2.1. ORIGEM E EVOLUÇÃO DO SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - SPED
Segundo Dreher (2009), o marco inicial para a criação do SPED foi a medida provisória nº 2.220, de agosto de 2001, onde validou juridicamente os documentos digitais com a instituição da Infraestruturas de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). A Emenda Constitucional nº 42, introduziu o inciso XXII no artigo 37 da Constituição Federal de 1988, no mês de dezembro de 2003, onde determina que as três esferas da administração tributária atuem de maneira integrada.
Art. 37 ....................................
XXII - as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específicas, terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.
No ano de 2004, ocorreu o I Encontro Nacional de Administradores Tributários (ENAT), onde participaram Secretários da Receita Federal e das Fazendas Estaduais e Distrito Federal, com o objetivo de encontrar soluções para as três esferas do Governo. Na ocasião, foram aprovados Projeto do Cadastro Sincronizado e a Nota Fiscal Eletrônica. No ano seguinte, 2005, aconteceu o II ENAT, onde foram assinados os protocolos da Nota Fiscal Eletrônica. Foi nesse mesmo ano que a Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA) passou a fazer parte do projeto SPED. No ano de 2006, no III ENAT, foram assinados protocolos para o desenvolvimento da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço e do Conhecimento de Transportes Eletrônicos (CT-e) e ainda, estabeleceu linhas de crédito para o financiamento do projeto, através do BNDES, para os Estados desenvolverem suas plataformas (DUARTE, 2009).
No âmbito da Receita Federal, o SPED faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA) que consiste na implementação de novos processos apoiados por sistemas de informações integrados a tecnologia da informação e infraestrutura logística adequada (DUARTE,2009).
Foi nesse mesmo ano que ocorreu a unificação entre a Secretaria da Receita Federal e Secretaria da Receita Previdenciária constituindo-se em um único orgão denominado Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, com o objetivo de aprimorar e dar uma maior eficiência, eficácia e efetividade na administração tributária brasileira, por meio da integração e racionalização de esforços e recursos e pela obtenção de sinergia entre setores, unidades organizacionais, processos e equipes de trabalho. A RFB tem pautado sua atuação no sentido de aumentar a percepção de risco por meio de maior presença fiscal, de fortalecer o combate aos ilícitos tributários e aduaneiros e de imprimir celeridade na solução de litígios fiscais, ao mesmo tempo em que procura facilitar o cumprimento espontâneo das obrigações tributárias, com o propósito de manter o fluxo regular de arrecadação em conformidade com o potencial legal e de recuperar os débitos constituídos e não pagos (BRASIL, 2008).
Assim, no ano de 2007 foi criado formalmente, o SPED pelo Decreto 6.022, com o seguinte conteúdo:
Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe
confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e considerando o disposto no art. 37, inciso XXII, da Constituição, nos arts. 10 e 11 da Medida Provisória
nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e nos arts.219, 1.179 e 1.180 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002,
D E C R E T A:
Art. 1º Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Art. 2º O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
§ 1º Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
§ 2º O disposto no caput não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
De acordo com Cleto (2008) o SPED foi implantado por um acordo nacional celebrado entra as autoridades tributárias, com vistas a integrar os dados dos contribuintes dos fiscos municipais, estaduais e federal, no que se refere a informações contábeis e fiscais, onde os mesmos sofrerão uma auditoria eletrônica, alocado com informações redundantes dos contribuintes às autoridades tributárias.
Segundo Skaf (2010, p. 15) a Receita Federal visa com o SPED, a modernização do atual sistemática do cumprimento das obrigações acessórias transmitidas pelos contribuintes às administrações fazendárias e aos órgãos fiscalizadores, através de certificação digital para assinatura dos documentos eletrônicos, a fim de garantir a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.
O projeto SPED teve seu início com o projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica em parceria com 19 empresas de vários Estados dentre eles: São Paulo, Bahia, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Goiás e Maranhão, com a devida autorização das Secretarias da Fazenda de sua jurisdição.
Chamada de fase pré-operacional, ocorreu a partir de julho de 2006, onde foram emitidas de forma simultâneas, Nota Fiscal em papel e Nota Fiscal Eletrônica nos modelos 1 e 1-A, sendo que o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) dessas notas não tinham validades tributárias. As empresas participantes desse projeto foram: Ambev, Banco do Brasil, Souza Cruz, Redecard, Robert Bosch, Sadia, Serpro, CIA, Ultragáz, Eurofarma, Gerdau, Siemens, Fiat, Petrobrás dentre outras. Quando da segunda fase, iniciada em agosto de 2006, esse número aumentou para 45 empresas participantes, como também aumentou o número de Estados (DUARTE, 2009).
Foi a partir daí que vários protocolos, normas e leis foram publicados e alterados visando regulamentar a Nota Fiscal Eletrônica. Atualmente a NF-e tem validade jurídica em todas as Unidades da Federação de maneira obrigatória.
2.2. CONCEITO DE SPED E NF-e
Na tentativa de modernizar a sistemática atual no cumprimento obrigatório que os contribuintes estão sujeitos às administrações tributárias e órgão fiscalizadores, que o Poder Público instituiu o projeto SPED, através do Decreto 6.022 de 22 de janeiro de 2007, integrante do Plano de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC). Tendo como principal objetivo a modernização do relacionamento entre o contribuinte e os demais órgãos governamentais.
Esse sistema é composto por três subprojetos:
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Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
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Escrituração Contábil Digital (ECD);
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e a Escrituração Fiscal Digital (EFD).
De acordo com o Decreto 6.022/07, art 2º:
[...] é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresariais, mediante fluxo único, computadorizado de informação.
A Receita Federal descreve os princípios fundamentais legais do SPED são:
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Ajuste SINIEF 07/2006 DE 05/10/2007, que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar Eletrônico (DANFE);
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Ato 49/2009 (vigente desde 01/04/2010) – divulga o Manual de Integração do Contribuinte com as especificações termos dos Web Services e os leiautes da NF-e e do DANFE;
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Protocolo ICMS 10/2007 e suas alterações – Estabelece obrigatoriamente da utilização da NF-e e função de atividade desenvolvido no estabelecimento;
Protocolo ICMS 42/2009 e suas alterações – Estabelece obrigatoriedade da utilização da NF-e pelo critério de CNAE identificando as atividades constantes no ato constitutivo da empresa.
Os principais objetivos do SPED de acordo com Azevedo e Mariano (2009, p. 52) são:
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Promover a integração dos fiscos mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;
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Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;
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Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Ainda de acordo com os autores, estão desobrigadas dessa mudança as Sociedades Simples, as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. No entanto, conforme a IN (Instrução Normativa) RFB nº 787 de 19 de novembro de 2007, estão obrigadas a adotar a ECD em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007 e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; em relação aos fatos contábeis desde 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Para as demais sociedades empresárias a ECD é facultativa.
De acordo com o Portal do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal a composição dos módulos principais do Sistema Público de escrituração Digital (SPED) é:
a) Escrituração Contábil Digital (ECD): consiste na substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais.
b) Livro de Apuração do Lucro Real Eletrônico (e-LALUR): Este módulo tem por objetivo eliminar a redundância de informações existentes na escrituração contábil, no Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) e na Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), visando facilitar o cumprimento da obrigação acessória. O Livro de Apuração do Lucro Real Eletrônico possibilitará o "rascunho" da Demonstração do Lucro Real, da base de cálculo e dos valores da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e, se o contribuinte concordar com os valores apresentados, basta assinar o livro digitalmente e transmiti-lo via Internet.
c) Escrituração Fiscal Digital (EFD): consiste em um conjunto de escriturações de documentos fiscais e registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, bem como de outras informações de interesse dos Fiscos e da Receita Federal. Trata-se dos seguintes livros fiscais em forma eletrônica, na primeira fase do projeto: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Apuração de Imposto sobre operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicação (ICMS), Registro de Apuração de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Registro de Inventário.
d) Central de Publicações (Central de Balanços): constitui-se num projeto que deverá reunir demonstrativos contábeis e uma série de informações econômico-financeiras públicas das empresas envolvidas, mantidas em um repositório, e utilizadas para geração de estatísticas, análises e estudos econômicos, contábeis e financeiros, dentre outros usos. Objetiva a captação de dados contábeis e financeiros, a agregação destes e disponibilização dos mesmos à sociedade.
e) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): no desenvolvimento do trabalho, se tratará com detalhes a respeito deste módulo. Assim, não se faz necessário enunciar sobre o mesmo aqui.
f) Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é um documento utilizado para documentar uma prestação de serviços de transportes, de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
g) Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): é um documento utilizado para documentar as operações de prestações de serviços, de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada.
O conceito da Nota Fiscal Eletrônica (BRASIL, 2011), é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
A Nota Fiscal Eletrônica NF-e é um documento fiscal instituído pelo Ajuste SINIEF 07/2005, que sofreu algumas alterações pelos Ajustes: SINIEF 04/2006, SINIEF 05/2007 e SINIEF 08/2007.
Cláusula primeira. Fica instituída a NF-e que poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS.
De acordo com Duarte (2009) a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico que contém dados do contribuinte remetente, do destinatário e da operação a ser realizada. Este documento assinado com certificado digital do remetente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua unidade federativa, para validação e autorização.
Azevedo e Mariano (2009, p. 83), definem a Nota Fiscal Eletrônica como:
Um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
Na Figura 2 apresenta-se o trâmite normal da Nota Fiscal Eletrônica.
Fig. 2 - Funcionamento da NF-e
Fonte: Duarte (2009)
De acordo com o Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais (ENCAT) (2006), a empresa emissora de NF-e irá gerar um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, este deverá ser assinado digitalmente, para que seja garantida a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que será a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) terá sua transmissão feita pela Internet para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do contribuinte emitente, que irá fazer uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem esta autorização não será permitido o trânsito da mercadoria.
O acompanhamento da mercadoria será emitido um documento denominado de DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), impresso em papel. Esse documento não substitui a nota fiscal, apenas carrega consigo as informações da NF-e para possíveis consultas e confirmação da existência da mesma. Como determina a Ajuste SENIEF 04/2006.
Cláusula nona Fica instituído o Documento Auxiliar da NF-e - DANFE, conforme leiaute estabelecido em Ato COTEPE, para uso no trânsito das mercadorias ou para facilitar a consulta da NF-e, prevista na cláusula décima quinta.
Fig. 3 – Modelo de DANFE
Fonte:Duarte (2009)
Através da chave de acesso fornecida pela Secretaria da Fazenda estadual, é possível a consulta da NF-e via Internet, para o destinatário e outros interessados que detiverem essa chave. Sendo esse documento transmitido à receita Federal que é repositório nacional de todas as NF-e emitidas. No caso de transações interestaduais essa NF-e fica armazenada na Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e respectivamente, para a SUFRAMA, quando aplicável (BRASIL, 2006).
O Ajuste SINIEF 07/05 Publicado no DOU de 05.10.05, Alterado pelos Ajustes SINIEF 11/05, 02/06, 04/06, 05/07, 08/07, 11/08, 01/09, em sua clausula 10ª determina:
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no “caput”, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.”
A verificação da NF-e poderá ser feita pela Web Service, caso o destinatário tenha um sistema de informações preparado para recebimento de NF-e. Caso não o tenha, poderá ser realizado através do site SEFAZ ou do Portal Nacional da NF-e: https://www.nfe.fazenda.gov.br.
Quando ocorre uma falha no processo de emissão do documento da NF-e, o Manual do Sistema de Contingência Eletrônica, versão 1.01 de março de 2009, define o trâmite a ser seguido.
O Projeto da NF-e é baseado no conceito de documento fiscal eletrônico: um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial que tenha a assinatura digital do emissor. A validade de uma NF-e e do respectivo DANFE está condicionada à existência de uma autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica NF-e concedida pela Secretaria de Fazenda de localização do emissor ou pelo órgão por ela designado para autorizar a NF-e em seu nome, como são os casos da SEFAZ Virtual do Ambiente Nacional, da SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul e do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - SCAN.
A obtenção da autorização de uso da NF-e é um processo que envolve diversos recursos de infraestrutura, hardware e software. O mau funcionamento ou a indisponibilidade de qualquer um destes recursos pode prejudicar o processo de autorização da NF-e, com reflexos nos negócios do emissor da NF-e que fica impossibilitado de obter a prévia autorização de uso da NF-e exigida na legislação para a emissão do DANFE para acompanhar a circulação da mercadoria.
A alta disponibilidade é uma das premissas básicas do sistema da NF-e e os sistemas de recepção de NF-e das UFs foram construídos para funcionar em regime de 24x7, contudo, existem diversos outros componentes do sistema que podem apresentar falhas e comprometer a disponibilidade dos serviços, exigindo alternativas de emissão da NF-e em contingência.
Atualmente existem as seguintes modalidades de emissão de NF-e:
a) Normal – é o procedimento padrão de emissão da NF-e com transmissão da NF-e para a Secretaria de Fazenda de origem do emissor para obter a autorização de uso, o DANFE será impresso em papel comum após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
b) FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança – é a alternativa mais simples para a situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à Internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este impresso fiscal para a emissão do DANFE, pois o Convênio ICMS 110/08 criou o impresso fiscal denominado Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico – FS-DA, não sendo mais possível a aquisição do Formulário de Segurança – FS para impressão do DANFE, a partir de 1º de agosto de 2009;
c) FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico – FS-DA – é um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança – FS, a única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF de sua região;
d) SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – é a alternativa de emissão da NF-e em contingência com transmissão da NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN), nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. Além do uso de série específica reservada para o SCAN (série 900-999), o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional depende de ativação da SEFAZ de origem, o que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e;
e) DPEC – Declaração Prévia de Emissão em Contingência – é alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum. A validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem
A Nota Fiscal Eletrônica é passível de cancelamento quando não houver a circulação da mercadoria, através do cancelamento eletrônico, como define o Ajuste SINIEF 04/06 em sua cláusula décima:
Cláusula décima segunda: Após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, de que trata o inciso III da cláusula sétima, o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e, desde que não tenha havido a circulação da respectiva mercadoria e prestação de serviço, observadas as demais normas da legislação pertinente.
Quando ocorrer de ter havido a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a mesma não poderá ser alterada. Todavia, caso o emitente encontre erros na NF-e que já possui autorização de uso e cuja mercadoria já circulou, ele poderá realizar a correção desta NF-e através de uma Carta de Correção eletrônica, que também depende de autorização da SEFAZ.
2.3. OBJETIVO DA NF-e
Como se pode ver no Portal da Nota Fiscal Eletrônica
O objetivo principal do projeto Nota Fiscal Eletrônica é a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, que substitua a sistemática atual do documento fiscal em papel, com validade jurídica para todos os fins, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes, ao mesmo tempo que permite um controle em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
Vê-se que a finalidade maior da NF-e é de simplificar as obrigações acessórias do contribuinte trazendo, por sua vez, um maior controle por parte do fisco em tempo real. Representando, assim, um grande avanço tecnológico nas relações comerciais entre contribuintes e representa também uma mudança na cultura, já que se passa a ter uma realidade virtual em vez de documentos registrados em papéis.
2.4. OBRIGATORIEDADE DA NF-e
Desde o ano de 2006, através do Convênio ICM 143 de 15 de janeiro, que se tornou obrigatório a implementação, pelas empresas, da Escrituração Fiscal Digital (EFD). De acordo com Cleto (2008), esses registros passaram a ser realizados e validados por meio digital, no entanto, sua aplicação efetiva que a Nota Fiscal Eletrônica tornou-se obrigatória se deu a partir de janeiro de 2009, para as empresas que são contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS).
A partir do Protocolo nº 10/07 e suas posteriores alterações, foi que a Nota Fiscal Eletrônica tornou-se obrigatória para as empresas, partindo das seguintes condições:
a) 01/04/08, nas operações de vendas internas e interestaduais para: - Fabricantes de cigarros, distribuidores ou atacadista de cigarros, etc. b)01/12/08, para os seguintes contribuintes: - Fabricantes de automóveis, fabricantes de cimento, etc.
c) 01/04/09, para os seguintes contribuintes: - Importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas - Fabricantes de pneumáticos e câmeras de ar, etc.
d) 01/09/09, para os seguintes contribuintes: - Fabricantes de alimentos para animais; - fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel - cartão, - fabricantes de defensivos agrícolas, adubos e fertilizantes, etc.
No ano de 2010, também foi publicado o Protocolo ICMS nº42/09, que determina a obrigatoriedade da NF-e pelo critério do CNAE; isso deu de forma escalonada para que todos os contribuintes do ICMS se enquadrassem até o final do ano de 2010, nas seguintes situações:
a) desenvolvam atividade industrial;
b) desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;
c)pratique saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;
d) forneçam mercadorias para a Administração Pública.
Esse escalonamento da ampliação de obrigatoriedade de emissão, consta no anexo único do Protocolo 42/09, que divide as atividades de indústria, comércio atacadista e distribuição ao longo de três períodos (respectivamente, abril, julho e outubro de 2010), através de descrições baseadas na Codificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE), tendo estabelecido uma quarta etapa, em dezembro, para as operações interestaduais e de venda para a Administração Pública (BRASIL, 2010).
2.5. BENEFÍCIOS ESPERADOS
Azevedo e Mariano, (2009) citam benefícios como o planejamento da logística de entrega, pela recepção antecipada da informação da NF-e, surgimento de oportunidades de negócios, empregos na prestação de serviços ligados a esse projeto, além da dispensa da AIDF (Autorização para Impressão De Documentos Fiscais).
Para Oda (2009), entre os benefícios do novo sistema para as empresas, está a simplificação do processo, onde não será mais necessário imprimir e armazenar livros contábeis e fiscais, que passam a ser eletrônicos assim como a autenticação que era feita presencialmente nas Juntas Comerciais.
De acordo como Portal da Nota Fiscal Eletrônica, são estes os principais benefícios da NF-e:
2.5.1. Benefícios para os emitentes (vendedores)
a) Redução de Custos de Impressão: os documentos são emitidos eletronicamente, sendo necessário imprimir apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), geralmente em apenas uma via, em papel comum A4 (exceto jornal), somente para acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica pela Internet.
b) Redução dos custos de aquisição de papel: pelos mesmos motivos citados acima.
c) Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais: sabe-se que os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelo contribuinte pelo prazo decadencial, para o caso de solicitação para apresentação ao Fisco. A redução dos custos abrange custos relativos ao espaço necessário para a guarda desses documentos, aos materiais e à mão de obra necessários para esta armazenagem, e à logística que se faz necessária para sua organização e recuperação. Através da emissão de documentos eletronicamente, o arquivamento digital, ainda sob responsabilidade do contribuinte, representa um custo muito inferior em relação ao arquivamento físico.
d) Redução dos custos de gerenciamento de documentos: o gerenciamento de documentos em papel é um processo extremamente complexo, enquanto o gerenciamento eletrônico de documentos possibilita a simplificação deste processo. A Nota Fiscal Eletrônica já é um documento eletrônico, e não requer a digitalização do documento em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações.
e) Simplificação de obrigações acessórias: inicialmente, a principal obrigação dispensada é a da solicitação de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. Futuramente, provavelmente outras obrigações poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da Nota Fiscal Eletrônica.
f) Redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira: grande parte dos postos trabalha com a sistemática da digitação, na fronteira, dos documentos fiscais que acompanham as mercadorias. A Nota Fiscal Eletrônica permitiu a simplificação dos processos de fiscalização realizados nos postos de fiscalização de mercadorias em trânsito, reduzindo o tempo de parada dos veículos.
g) Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes: através da utilização da Nota Fiscal Eletrônica espera-se que o relacionamento eletrônico, sobretudo o comércio eletrônico, seja impulsionado, principalmente pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
2.5.2. Benefícios para as empresas destinatárias (compradoras):
a) Eliminação de digitação de Notas Fiscais na Recepção de Mercadorias: existem sistemas já preparados para extrair as informações do arquivo digital recebido em formato XML da Nota Fiscal Eletrônica. Isso representa redução de custo de mão de obra para efetuar a digitação e redução de possíveis erros de digitação.
b) Planejamento de logística de recepção de mercadorias pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônica: devido à previsibilidade das mercadorias a caminho, será possível conferir previamente a Nota Fiscal com o pedido, permitindo o uso racional de docas, áreas de estacionamento de caminhões e áreas de armazenagem para os produtos, entre outros benefícios.
c) Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais: graças aos sistemas já preparados para extrair as informações do arquivo digital, não será necessária a da Nota Fiscal, o que possibilita a redução de possíveis erros de digitação.
d) Redução dos custos de gerenciamento de documentos: pelos mesmos motivos já expostos anteriormente.
e) Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes: pelos mesmos motivos já expostos anteriormente.
f) Melhoria de produtividade nas entradas fiscais: em função da recepção eletrônica de documentos fiscais, que torna desnecessária a redigitação dos mesmos.
2.5.3. Benefícios para a Sociedade
a) Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos: graças a Nota Fiscal Eletrônica, os documentos são emitidos eletronicamente, sendo necessário imprimir apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), geralmente em apenas uma via, reduzindo consideravelmente o consumo de papel utilizado pelo modelo 1 e 1A, que exigia de 3 a 5 vias.
b) Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias: a Nota Fiscal Eletrônica estimula o desenvolvimento e o uso das novas tecnologias, quefacilitam os procedimentos e a vida dos indivíduos, e incita o comércio eletrônico, através da utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança assegurada pela certificação digital.
c) Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre as empresas: através da utilização da Nota Fiscal Eletrônica espera-se que o relacionamento eletrônico seja impulsionado, sobretudo pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
d) Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a Nota Fiscal Eletrônica: por tratar-se de uma tecnologia nova, irá se requerer desenvolvimento de novos sistemas de informação ligados à Nota Fiscal Eletrônica, bem como mão de obra especializada para a utilização de tais sistemas e prestação de serviços de assessoria sobre os mesmos.
2.5.4. Benefícios para os Contabilistas
a) Facilitação e Simplificação da Escrituração Fiscal e Contábil: graças aos sistemas já preparados para extrair as informações do arquivo digital, não será necessária a redigitação da Nota Fiscal, o que aumenta a produtividade, diminui os custos com mão de obra e reduz a possibilidade de erros de digitação. Porém, opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das Notas Fiscais Eletrônicas a partir da digitação dos Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica.
b) Redução dos custos de gerenciamento de documentos: conforme os motivos expostos em “Benefícios para os emitentes (vendedores)”.
c) Oportunidades de serviços e consultorias ligados à Nota Fiscal Eletrônica: conforme os motivos expostos em “Benefícios para a Sociedade”.
2.5.5. Benefícios para o Fisco e para as Administrações Tributárias
a) Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal: devido à transmissão on-line, ao controle contínuo das mesmas e da possibilidade de certificação da veracidade das informações por meio de consulta em site específico, a Nota Fiscal torna-se um documento mais confiável, e há a impossibilidade de distorção das mesmas, da clonagem e emissão de notas fiscais calçadas ou frias, entre outras práticas ilegais.
b) Melhoria no processo de controle fiscal: Através da transmissão on-line da Nota Fiscal Eletrônica, é possível estabelecer um controle contínuo das mesmas, e o ente público não precisa ir até à empresa, ou solicitar centenas de documentos para realizar a fiscalização, podendo esta ser feita no próprio órgão público, através de consulta ao banco de dados.
c) Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito: como já citado, grande parte dos postos trabalham com a sistemática da digitação dos documentos fiscais que acompanham as mercadorias. A Nota Fiscal Eletrônica permitiu a simplificação dos processos de fiscalização realizados nos postos de fiscalização de mercadorias em trânsito.
d) Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento da carga tributária: conforme motivos expostos em “Aumento da confiabilidade da Nota Fiscal”, há a impossibilidade de distorção da Nota Fiscal Eletrônica e maior rigor na fiscalização, devido à facilitação deste processo, o que dificulta a sonegação, e consequentemente, aumenta a arrecadação.
e) Redução dos custos de gerenciamento de documentos: conforme os motivos expostos em “Benefícios para os emitentes (vendedores)”.
f) Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED)
g) Compartilhamento e intercâmbio da Nota Fiscal Eletrônica, de cadastros e de informações fiscais entre os Fiscos e as administrações tributárias: através da transmissão online das Notas Fiscais Eletrônicas, será constituído um banco de dados único, o qual será compartilhado pelos Fiscos e pelas administrações tributárias.
Também pode-se apresentar algumas desvantagens com a implantação do sistema de NF-e, tais como:
Para a empresa: gastos com impressão do DANFE; Investimentos com equipamentos de informática para adaptação do sistema; Não há agilidade no processo de escrituração do DANFE; Retorno financeiro será possível a longo prazo;
O tempo de emissão da NF-e não é menor do que o tempo gasto com a nota em papel (BRASIL, 2013).
3. EMISSÃO DA NF-e.
Segundo o que está estabelecido no Projeto Conceitual da Nota Fiscal Eletrônica (apud MULLER, 2007, p. 46-47), a Nota Fiscal Eletrônica deverá atender às seguintes características:
a) Documento digital, que atende aos padrões definidos na MP 2.200/01, no formato XML (Extended Markup Language);
b) Garantia de autoria, integridade e irrefutabilidade, certificadas através de assinatura digital do emitente, definido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil);
c) O arquivo da Nota Fiscal Eletrônica deverá seguir o leiaute de campos definido em legislação específica;
d) A Nota Fiscal Eletrônica deverá conter um “código numérico”, obtido por meio de algoritmo fornecido pela administração tributária, que comporá a “chave de acesso” de identificação da Nota Fiscal Eletrônica, juntamente com o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do emitente e número da Nota Fiscal Eletrônica;
e) A Nota Fiscal Eletrônica, para poder ser válida, deverá ser enviada eletronicamente e autorizada pelo Fisco, da circunscrição do contribuinte emissor, antes de seu envio ao destinatário e antes da saída da mercadoria do estabelecimento;
f) A transmissão da Nota Fiscal Eletrônica será efetivada, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia;
g) A Nota Fiscal Eletrônica transmitida para a Secretaria da Fazenda não pode mais ser alterada, permitindo-se apenas, dentro de certas condições, seu cancelamento;
h) As Nota Fiscal Eletrônica deverão ser emitidas em ordem consecutiva crescente e sem intervalos a partir do 1º número sequencial, sendo vedado a duplicidade ou reaproveitamento dos números inutilizados ou cancelados;
i) A critério das administrações tributárias, a Nota Fiscal Eletrônica poderá ter o seu recebimento confirmado pelo destinatário.
3.1. SISTEMAS DE GERAÇÃO E TRANSMISSÃO DE NF-e
De acordo com o Protocolo nº42/09 existe um modelo operacional que deverá ser seguido para emissão da NF-e, que segue as seguintes etapas:
-
Habilitação do Contribuinte como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica;
-
Emissão e Transmissão da Nota Fiscal Eletrônica;
-
Consulta da Nota Fiscal Eletrônica;
-
Envio da Nota Fiscal Eletrônica à Receita Federal e à Secretaria da Fazenda do Destino;
-
e Confirmação de Recebimento da Nota Fiscal Eletrônica pelo Destinatário.
Alguns procedimentos dever ser observados pelas empresas para emissão de NF-e, os quais serão descritos na sequência.
3.1.1. Requerimento
O Requerimento é um procedimento que deverá ser realizado pela empresa emissora da NF-e, através do Portal da Secretaria da Fazendo dos diversos Estados brasileiros, de acordo com o local sede da empresa, o qual disponibiliza, através da Internet, as informações necessárias para emissão da NF-e pelo emissor.
3.1.2. Adesão Voluntária
De acordo com o SPED as empresas que não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica e que desejarem emitir voluntariamente a NF-e poderão solicitar a habilitação como emissores no ambiente próprio de produção disponibilizado no Portal, tendo que aguardar o deferimento para poder emitir NF-e. A partir de então, fica impedida de emitir a Nota Fiscal 1/1-a, ressalvadas algumas situações previstas na legislação.
3.1.3. Homologação Técnica
É a fase preparatória para a emissão de NF-e e visa verificar se o sistema emissor de NF-e utilizado pelo estabelecimento atende aos requisitos estabelecidos pelo "Manual de Integração - Contribuinte", acessando o ambiente de homologação da NF-e disponibilizado pela Secretaria da Fazenda do Estado.
Esse local é específico para a realização de testes de implantação e adequação do Sistema emissor da empresa, aquelas que tiveram seu pedido deferido. Ainda nesse ambiente deve-se seguir alguns procedimentos, em um mesmo dia, quais sejam:
- Emissão e autorização de NF-e em quantidade correspondente ao pico diário de emissão;
- Cancelamento de NF-e em quantidade correspondente à décima parte do pico diário de emissão, com limite máximo de 20 cancelamentos;
- Inutilizações de numeração em quantidade correspondente à décima parte do pico diário de emissão, com limite máximo de 20 procedimentos de inutilização.
Vale ressaltar que as notas fiscais emitidas nesse ambiente não possuem validade jurídica.
3.1.4. Declaração de Conformidade
É o documento onde o estabelecimento declara que está em conformidade com as exigências técnicas e legais, sendo de existência apenas digital e contendo codificação digital ("Hash Code") para fins de garantia da sua indentificação e autenticidade, bem como da integridade das informações nela contidas.
O estabelecimento será considerado homologado (apto a emitir NF-e) somente após o deferimento da "Declaração de Conformidade".
3.1.5. Critérios para Emissão
O procedimento de emissão da NF-e deverá ser feito através de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte, ou ainda, pelo disponibilizado pelo fisco, devendo observar as seguintes formalidades:
- A NF-e deve ser feito no arquivo XML;
- a numeração da NF-e será de maneira sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite;
- a NF-e deverá conter um "código numérico", gerado pelo emitente, que comporá a "chave de acesso" de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e;
- a NF-e deverá ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.
3.1.6. Certificado Digital
Em todo documento oficial se faz necessário ter uma assinatura, como ressalta Lima e Conceição (2013), até mesmo quem não é alfabetizado utiliza-se da impressão digital como assinatura. A impressão digital também é necessária para as operações realizadas através de meios eletrônicos, fazendo uso da chave pública e privada, que para sua obtenção é necessário que o usuário tenha um documento eletrônico e a chave pública do destinatário. Esse documento é criptografado de acordo com a chave pública, através de programas apropriados, onde o receptor usará sua chave privada, ou seja, exclusiva dele, para decriptografar o arquivo.
De acordo com Duarte (2009) para emitir um certificado digital, o cidadão deve apresentar-se, pessoalmente, a um agente autorizado, alguns documentos como: identidade, CPF, comprovante de endereço e foto. O agente autorizado irá conferir a veracidade das informações para entregar ao cidadão o seu certificado digital. Por se tratar de um arquivo, ele deve ser armazenado em um dispositivo. Vejamos no exemplo abaixo, utilizado pela Receita Federal do Brasil, através do e-CAC – Centro virtual de atendimento ao contribuinte. Onde vários serviços podem ser acessado com essa certificação digital.
Figura 4 – Modelo de Identidade Digital.
Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br. Acesso em: 29 de Maio de 2016.
Essa área está preparada para trabalhar com certificados digitais.
Contudo, somente com a senha de acesso do certificado é que o site poderá obter as informações. Tendo sido identificado o contribuinte passa a ter acesso aos diversos serviços eletrônicos disponíveis, como por exemplo cópia de declarações, pagamentos, parcelamentos, dentre outros.
Figura 5- Modelo de Identificação de Acesso.
Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br. Acesso em: 29 de Maio de 2016
Ainda segundo Duarte (2009) existe outra grande utilidade para o certificado digital. A assinatura de documentos eletrônicos em qualquer formato: imagens, textos, planilhas, e-mail, apresentações, vídeos, pdf, doc, xls, XML, etc... Inclusive, o próprio certificado digital emitido para pessoa física ou jurídica é assinado pelas autoridades responsáveis por sua emissão e registro. Abaixo, exemplo de certificado digital.
Figura 6 - Modelo de Certificado Digital
Fonte: Cartilha ITI (2005, p.11)
Na sequência a Figura 7, apresenta um exemplo de documento assinado com certificado digital em documento.
Figura 7 – Exemplo de assinatura com Certificado Digital em um Balanço Patrimonial
Fonte: Duarte (2009, p.42)
O certificado digital utilizado no projeto nota fiscal eletrônica é emitido por autoridade certificadora credenciada pela infraestrutura de chaves públicas Brasileira (ICP-Brasil), tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ da pessoa jurídica titular do certificado digital no campo otherName (OID= 2.16.76.1.3.3).
O certificado digital utilizado para essa função deve conter o CNPJ do estabelecimento emissor da NF-e ou o CNPJ do estabelecimento matriz. Poderá ser utilizado qualquer certificado que atenda a estes requisitos; compete ao contribuinte avaliar e escolher o tipo de certificado que utilizará, dentre as opções de mercado.
Já a Assinatura Digital, segundo Lima e Conceição (2013), para se obter uma assinatura digital é necessário procurar uma entidade que faça esse serviço, ou seja, uma Autoridade Certificadora (AC). Que tem a função de verificar a identidade de um usuário e a ele associar uma chave. Essas informações são inseridas em um documento chamado de Certificado Digital. Para que um Certificado Digital seja válido é necessário que o interessado tenha chave pública da AC para comprovação de sua emissão. No Brasil, a ICP – Brasil controla seis ACs quais sejam: a Presidência da Republica, a Receita Federal, a Serasa, a Caixa Econômica Federal, o SERPRO e a CertiSing.
De acordo com a cartilha do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI (2005):
O mesmo método de autenticação dos algoritmos de criptografia de chave pública operando em conjunto com uma função resumo, também conhecido como função de hash, é chamada de assinatura digital.
O resumo criptográfico é o resultado retornado por uma função de hash. Este pode ser comparado a uma impressão digital, pois cada documento possui um valor único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no documento, como a inserção de um espaço em branco, resulta em um resumo completamente diferente.
Figura 8- Assinatura digital
Fonte: Cartilha ITI (2005)
Ainda segundo a Cartilha da ITI (2005):
A vantagem da utilização de resumos criptográficos no processo de autenticação é o aumento de desempenho, pois os algoritmos de criptografia assimétrica são muito lentos. A submissão de resumos criptográficos ao processo de cifragem com a chave privada reduz o tempo de operação para gerar uma assinatura por serem os resumos, em geral, muito menores que o documento em si. Assim, consomem um tempo baixo e uniforme, independente do tamanho do documento a ser assinado.
Como demonstra a Figura 9:
Figura 9 – Assinatura Digital utilizando algoritmo de chave pública
Fonte: artilha ITI (2005)
De acordo com a Cartilha da ITI (2005, p. 9)
A técnica de assinatura digital é uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de documentos eletrônicos e a utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente.
3.1.7. Contingência em Formulário de Segurança.
De acordo com o Manual do SPED o Formulário de Segurança é um papel especial que contém certos dispositivos de segurança, criado pela legislação tributária em 1995 para atender casos onde o emitente de documento fiscal passaria a ser “impressor autônomo”, isto é, a empresa emite e imprime o documento fiscal de modo simultâneo.
Existem dois tipos de formulários de segurança: o “FS-IA” e o “FS-DA”, sendo o primeiro o "herdeiro" do formulário de segurança original e o segundo o novo formulário de segurança, criado para uso exclusivo de documentos auxiliares (atualmente, o DANFE para a NF-e e o DACTE para o CT-e).
As regras de formulário de segurança (FS-IA e FS-DA) estão definidas no Convênio ICMS 96, de 11 de dezembro de 2009, sendo que as especificações técnicas de fabricação estão contidas no Ato Cotepe ICMS nº 6, de 11 de março de 2010.
A contingência com o uso do formulário de segurança é o processo mais simples de programar, sendo o processo de contingência que tem a menor dependência de recursos de infraestrutura, hardware e software para ser utilizado.
Sendo identificada a existência de qualquer fator que prejudique ou impossibilite a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, a empresa pode adotar a Contingência com formulário de segurança que requer os seguintes procedimentos do emissor:
a) geração de novo arquivo XML da NF-e com o campo tp_emis alterado para "2";
b) impressão de pelo menos 2 vias do DANFE em formulário de segurança;
c) lavrar termo circunstanciado no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO, modelo 6, para registro da contingência;
d) transmitir as NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão na legislação;
e) tratar as NF-e transmitidas por ocasião da ocorrência dos problemas técnicos que estão pendentes de retorno.
3.1.8. Cancelamento
De acordo com o Portal da NF-e só poderá ser cancelada uma NF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido à saída da mercadoria do estabelecimento.
Tendo como prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas contadas a partir da autorização de uso. Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica http://www.nfe.fazenda.gov.br.
3.1.9. Guarda
O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e, pelo prazo de 05 anos devendo ser apresentado ao fisco, quando solicitado. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação, devendo ser apresentado ao fisco, quando solicitado.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Negócio. São Paulo: Atlas, 2009.
ALMEIDA, Maria Elizabeth. ProInfo: Informática e formação de professores. Brasília: Ministério da Educação, Seed, 2000. 2v.
Ajuste SINIEF 07/2005 (com as alterações dos ajustes 11/05, 02/06, 04/06, 05/07, 08/07, 11/08, 01/09, 08/09, 09/09, 10/09, 12/09) - institui a nf-e na legislação tributaria nacional e define os procedimentos operacionais dos fiscos e dos contribuintes.
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